Sindicato dos Tecnólogos
do Estado de São Paulo

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Audccon: Tempo de guarda de documentos




28/04/2022

DOCUMENTOS TRABALHISTAS, PREVIDENCIÁRIOS E FGTS 

Documentos Prazo de Guarda e Conservação Documentos Previdenciários

Obs.: Na hipótese de dolo, fraude ou simulação o INSS, a qualquer tempo poderá apurar e constituir seus créditos (Decreto n 3.048/99, art. 348)

- GPS original (Guia da Previdência Social);

- Folha de pagamento.- Recibos de pagamento;

- Atestados médicos;- Ficha de salário-família;

- Ficha de salário-maternidade.

- CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho);

- Comprovante de pagamento de benefíciosreembolsados pelo INSS (salário-família e salário-maternidade).

10 anos - Documentos relacionados ao FGTS

- Depósitos do FGTS (GFIP).

30 anos - Prática Trabalhista 

- Acordo de Compensação de Horas; 

- Acordo de Prorrogação de Horas;

- Adiantamento Salarial;- Autorização de descontos não previstos em lei;- Controles de ponto;

- Contrato de trabalho e suas alterações;

- Recibos de abonos pecuniários (férias);

- Recibos de gozo de férias;

5 anos durante a vigência do contrato e 2 anos a DOCUMENTOS TRABALHISTAS, PREVIDENCIÁRIOS E FGTS - Recibos de entrega de vale-transporte.

- Aviso prévio; TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho);

- Pedido de demissão e quaisquer outros documentos rescisórios. 

2 anos após a rescisão

- Seguro-Desemprego- SD (Requerimento de Seguro-Desemprego);

- CD (Comunicado de Dispensa)

- 5 anos Programa de Integração Social - PIS- Documentos comprobatórios dos pagamentos e dabase-de-cálculo das contribuições.

10 anos CAGED - Cadastro Geral de Empregos e Desempregados

- Formulário padronizado - CAGED; 

- Recibos de entrega do arquivo gerado em meioeletrônico.

36 meses a contar da postagem RAIS

- Relação Anual de Informações Sociais

- Formulário padronizado ou recibos de entrega doarquivo gerado em meio eletrônico – RAIS5 anos Contribuição Sindical- GRCS (Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical)

.5 anos Salário-Educação

- Recibos de Salário-Educação - Documentos de convênios

10 anos 

Segurança e Medicina do Trabalho- ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) 20 anos após a rescisão- CIPA - Documentos relativos à eleição

5 anos- CIPA - Livros de ata. Prazo indeterminado- SESMT

- Comprovante de entrega do Mapa Anual deAcidente do Trabalho.

5 anos- PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)

20 anos- Declaração de instalação Prazo indeterminado

- Estabelecimentos novos (NR 2).- Resumo Estatístico Anual

3 anos - Empresas de construção civil (NR 18)- Registro de Segurança DOCUMENTOS

TRABALHISTAS, PREVIDENCIÁRIOS E FGTS 

- Caldeiras e vasos de pressão (NR 13) Tempo de manutenção do equipamentoLivros de Apresentação Obrigatória à Fiscalização

- Livro Diário 10 anos- Livros de Inspeção do Trabalho Prazo indeterminado- Livros de Registro de Empregados Prazo indeterminado

Outros

- Impostos retidos 5 anos- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário)

20 anos LIVROS FISCAISLivros / DocumentosLivro DiárioLivro Balancetes Diários e BalançosLivro RazãoLivro de Registro de DuplicatasAtas de Reuniões ou Assembléias

Livro de Registro de Ações EndossáveisLivro de Registro de Ações

NominativasLivro de Transferência de Ações NominativasLivro de Registro de Partes Beneficiárias

NominativasLivro de Transferência de Partes Beneficiárias

NominativasLivro de Atas das Assembléias GeraisLivro de Presença de Acionistas

Livros de Atas das Reuniões do Conselho de Administração e Atas das Reuniões de DiretoriaLivros de Atas e Pareceres do Conselho FiscalLivros das Atas da Administração

Livros de Atas e Pareceres do ConselhoLivros de Atas da AssembléiaArquivo DigitalComprovantes de Rendimentos pago ou creditados e de Retenção na fonte 

LIVROS FISCAISComprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e Recibos)

Declaração de Ajuste Anual - IRPF e comprovantes de dedução e outros valores 

Informações importantes: de acordo com o art. 3º da Lei nº 12.682/2012, um documento digital terá o mesmo valor probatório que o seu respectivo original apenas quando o processo de digitalização for realizado de forma a manter a integridade e a autenticidade do documento, com o emprego de certificado digital regulado pela ICP- Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Ou seja, não basta escanear os documentos da sua empresa e pensar que as cópias digitais terão o mesmo valor jurídico que os seus respectivos originais. 

Muitos documentos não têm necessidade de serem impressos, como, por exemplo, Notas Fiscais Eletrônicas,boletos bancários, comprovantes de pagamentos eletrônicos, relatórios gerenciais internos extraídos de um software, etc. Todos esses documentos podem ser guardados apenas digitalmente....

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